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“我为新馆添光彩”征文选登之八
发布时间: 2015-05-20   访问量:0   保护视力色:
    为庆祝宿迁市档案馆建成使用,市档案局在全局范围内开展了“我为新馆添光彩”主题征文活动,旨在提高全体同志工作能力和水平,为档案新馆建设贡献自己的力量。
    全体同志积极参与,踊跃投稿。现将部分参评征文予以选登。
我为新馆添光彩
                ——关于新馆如何完善服务的几点思考
 
    我们的档案馆从无到有,从有再到正式进入运转轨道,这期间会出现很多当初没有想到的问题,会存在很多不完善的地方,这需要日后我们不断改进。在三楼大厅工作了一段时间,对档案、政府公开信息、政府公告以及我们档案馆有些小思考,下面谈一下我的想法。
    一、档案
    1、六楼库房的门应该启用西边。我们现在都在使用东边的门,门牌也贴在东边,但这里有一个问题,就是库房里灯的开关在西边。这导致每回去查档案,都要在黑暗中摸索着去开灯,然后关灯后只能在黑暗中摸索着出来。由于库房里的窗帘都是放下来的,所以里面很黑;而六楼整个楼道就只有两扇窗户,如果遇到天气不好的时候,比如阴天、下雨、雾霾等等,整个楼道加上库房,有种黑暗来袭的感觉。另外,还有精密空调巨大的运转声音在耳边盘旋、在走廊回荡,黑暗、噪音……所以,我们应该使用西边的门,这样至少一进门我们就可以开灯。另外,如果可以,我们应该在走廊两边的门旁也安装灯的开关,让六楼走廊也可以灯火通明。
    2、库房里有很多按卷整理的档案,这类档案上架难、不易摆放整齐,也不容易取出来,给日后的利用带来很大的不便,所以这些按卷整理的档案应该把它们装在档案盒里。
    3、在查档方面,我发现很多目录并不实用。有很多手写体,由于写的潦草,看的时候很费劲。还有就是关于一些任免类的文件,由于相关人比较多,所以很多文件的标题都是“XX等……”这一个“等”字就让查档难度迅速上升。我还只是门外汉,不知该如何解决这个问题。日后数字化能否解决?亦或这个问题根本无解?
    二、政府公开信息
    由于自己负责政府信息公开这项工作,接收、整理也做了好几个月,使我对这项工作有了一个粗浅的认识。下面我想说两点:(1)“政府公开信息”本身存在的问题;(2)如何完善我馆目前的政府信息公开工作。
   (一)“政府公开信息”本身存在的问题
    1、量少质低
    按照文件的要求,各家单位需要主动公开信息,但很多单位都会存在公开哪些内容的困扰。虽然有相关的要求,但可能要求的不够具体,使得大家对于哪些应该公开还是不明了,从而出现了许多单位不敢公开的现象,这导致报送给我们的信息就少,或者报送的内容就是些无关痛痒的事情。另外,与各家单位在网上发布的政府公开信息相比,有些单位报送给我们的政府公开信息数量是少于他们上传的。还有由于要求报送2010年以来的政府公开信息,这其中会存在一个问题,就是有很多信息已经失去时效成为了无用信息,那是否还有报送的价值?
    2、查阅少
    按照文件的要求,各家单位报送的政府公开信息最终会分流到3家单位——政管办、图书馆、档案馆。从人流量上看,三家单位,档案馆的人流量最少;从地理位置上看,我们档案馆也最偏僻。还有,我们三家单位的距离实在太近,政管办在便民方舟2号楼,图书馆就在我们档案馆的下面。不得不说在这样的客观现实下,几乎不会有人来档案馆查阅政府公开信息。而事实也确实如此。政府公开信息接收至今,只有一人来询问过,而他之所以会来档案馆,是因为他去了图书馆查询,但是图书馆当时并没有整理,很乱,所以图书馆的工作人员就把他指引到我们这儿来了。当然最后他什么也没有查到。
    现在是网络时代,各家单位都会在网上上传各家的公开信息。网络的迅速与便捷,我们也深有体会,这无形间又会让我们人流量减少。省局比我们早开展这项工作,我曾经和负责人沟通过查阅的情况,结果也是意料之中的——很少有人来查。
    3、不环保
    按照文件的要求,各家单位需要报送2010年以来所有的政府公开信息,纸质版,一式六份。因此需要非常大的用纸量。另外,几乎所有单位报送的信息多少都存在不符合要求的问题,在后期整改过程中,又造成了许多浪费。在环境压力如此巨大的今天,我们应该尽可能的为环保多做些事。像政府信息公开工作,我们政府可以推行无纸化,使用电子公开信息,像档案馆、图书馆这样的政府信息查阅场所,我们可以提供电子公开信息查询服务和打印服务,减少用纸量,一起为环境减减压。
   (二)如何完善我馆目前的政府信息公开工作。
    目前我们接收来的政府公开信息已经经过了初步的整理,但是还不够美观、不够实用。下面我来具体说说我的想法。
    1、给各家单位公开的每份文件编号。
    这样做不仅查询方便,归位也方便。编号的方式可以有两种,一是从1开始一直编下去,无上限;二是按照年度来,每个年度下都从1开始编。两种方法各有优缺点。第一种方法,优点是每个文件都有属于自己的编号,查询归位的时候不用考虑年度,不用担心顺序;缺点就是如果文件很多,那编号就会很大。第二种方法,优点是数值较小,便于统计;缺点是查找归位时需要考虑年度,编号时也要注意年度。我个人推荐第一种方法,因为我们档案盒里大多是几个年度的政府公开信息放在一起,如果用第二种方法很容易混乱。而且由于编号时需要十分注意年度,对于一些是总结上一年度相关情况但要来年2、3月份才能送来的报告类文件,在年度上容易出现分歧和差错。所以,第一种编号方法更适用我馆的情况。
    2、给档案盒编号、排序。
    对盒子进行编号非常易于查询,否则这么多家单位,这么多盒子,要想立刻就找到还是比较困难的。我们先给每家单位编号,就像档案的全宗号一样。编号方法可以是政府办为1号,其余各家按照字母顺序依次编号。我们保存的政府公开信息是一式两份,所以我们用字母A、B表示份数,即有相同的两份。用A1A2A3A4等下标数字表示该单位的盒数。例如:我们想查找住建局第4盒里的文件,只要找到52A4或52B4即可(注:住建局按照字母排序,是最后一家单位,我们共有52家单位)。
    3、给所有的政府公开信息做目录以方便查询。
    我在宿豫区档案馆实习的时候,宿豫区是把所有的政府公开信息做成一本目录,装订起来就像档案的归档文件目录一样,好看但我认为不够实用。由于目录上的信息每月都会增加,像宿豫区那样装订成一本,那增加的信息将如何处理?难道要收起来然后累积到一定厚度再去装订第二本?所以我们在做目录的时候应该为各家单位单独做目录,不要所有单位的都装订在一起,即最终会有52本目录。这样做还有一个好处,就是如果同时来了好几个人查政府公开信息,除非他们很巧合的都查一家,否则我们这52本目录可以同时服务好多人。
    4、给档案盒重新换标签。
    目前我们盒子上都是我们手写的标签,看上去不美观,可以采用打印标签。但由于标签很小且需要硬纸,具体该怎么操作我不是很懂,建议咨询一下广告公司。我们的档案盒上有两个标签,一个竖着、一个横着。竖着的标签上可以写上盒号、单位名称、年度,横着的标签写上“政府公开信息”。
    5、给各家单位的明细表编号。
    明细表既是各家单位报送的凭证,也可以暂时作为查询目录使用,需要保存好。我们可以把各家单位的明细表分别用夹子夹好,然后按照一定的顺序(政府办为1号,其余各家单位按照字母顺序依次排列)排列好,在夹子上贴上编号,放在盒子里。再在盒子外贴上顺序表。这样一来,想找哪家就非常方便,看数字就行。而且因为有数字,顺序也不会出错。最重要的是明细表每个月都会有,这样做也方便把新的明细表增加进去。我目前已经采用这种方法,经过实践,用起来的确方便。
    三、政府公告
    政府公告应该加强宣传。我们档案馆的人流量少,而知道政府公告的人群更少,加之楼下的图书馆也有政府公告赠阅点,所以我馆的政府公告如果不进行宣传就会成为摆设,最后就是一堆废纸。而政府公告应有的作用一样没起到,反倒是浪费钱财、污染环境。目前来领政府公告的有两类人,一类是老人,一类是学生。老人(截至到目前接待过两位)都是主动拿着报纸来,指明要政府公告;而学生都是档案专业的,放寒假了前来参观,顺便被我“推销”了政府公告。因此,政府公告要想发挥应有的作用,急需在馆内一进门及很醒目的地方进行一下宣传,宣传的内容包括当期政府公告的内容及如何领取的相关事宜。
    四、档案馆
    档案馆有什么,保管哪些档案,很多人甚至包括我们自己都搞不清楚。与我们而言,我们需要接受一些培训,真正了解我们的档案馆、熟知我们的馆藏。与人民群众而言,最重要的是对我馆进行宣传。我们可以把我们档案馆保存什么类型的档案及我们的馆藏在档案馆醒目的位置进行说明。对于人民群众经常会查阅的档案,比如人事档案、民生档案、城建档案等,我们把相关情况也予以说明。当然如果再做的好一点,可以把保存这些档案的单位地址及联系电话张贴出来。
    人民群众之所以会到档案馆来查不属于我们保管的档案,一方面说明我们的宣传力度不够,大家对我们的了解不多;另一方面,从人民群众的角度来说,档案馆保存档案,这不是理所当然的事情嘛,至于档案怎么会有这么多种类,这不是我们普通老百姓应该了解的事嘛。所以,我在想档案馆其实应该作为一个大部门,下面有文书档案、人事档案、民生档案、城建档案等等这些小部门。然后就像政务服务大厅一样,每个种类的档案在档案馆大厅里都有自己的窗口,这样百姓来查档案就不用到处乱跑,也不需要到处询问,来一个地方就可以把问题解决,顺便也知道了档案原来有这么多种类。档案数字化是必然趋势,或许在数字化的基础上,未来我的想法可以实现呢。
    最后,祝我馆一切顺利!(周庭羽)
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